Så undviker du avtalsfällor i din exportoffert

Genom att ta fram en riktigt bra och tydlig exportoffert kan du undvika vanliga avtalsfällor, missförstånd eller till och med tvister.

– Många företag underskattar vikten av en riktigt tydlig offert. Exportofferten är inte bara ett kommersiellt verktyg utan också ett juridiskt sådant, eftersom det fungerar som underlag till exportavtalet. Bra offerter leder till bra avtal, och därför bör exportörer tänka noga på hur de formulerar sina offerter.

Det säger Yvonne Brycker, Senior Advisor på Business Sweden. Business Sweden arrangerar utbildningen Export i praktiken för säljare, där exportörer bland annat får lära sig vad man ska tänka på när man skriver en offert. Här delar Yvonne Brycker med sig av några tips från utbildningen.

Var tydlig och noggrann

Företagare kan bindas avtalsrättsligt till sin offert, och det kan vara svårt att göra ändringar eller införa nya centrala villkor efter att offerten är accepterad. Därför är det viktigt att redan från början inkludera de villkor som är viktiga för ditt företag samt att villkoren är noggrant formulerade.

– Några centrala villkor som ska vara med i offerten är varuspecifikation, pris, leveranstider, leveransvillkor, betalningsvillkor, offertens giltighetstid och tillämplig lag. Se till att skriva korrekt, noggrant och lättförståeligt så att du inte skapar utrymme för missförstånd – undvik helst förkortningar, säger Yvonne Brycker.

Välj svensk lagstiftning

En offerts villkor kan få olika betydelser under olika länders rättssystem, så var noga med att definiera vilken lag som ska tillämpas på offerten. Vanligtvis är det allra enklast för svenska exportföretag att svensk lag tillämpas.

– Att ett land är relativt likt Sverige kulturellt sett är ingen garanti för att lagsystemen är lika – det finns till exempel stora skillnader mellan svensk och brittisk eller amerikansk lagstiftning, säger Yvonne Brycker.

Det är också viktigt att definiera huruvida en eventuell tvist ska lösas i allmän domstol eller i skiljedomstol, och i så fall vilken.

Tänk till om betalningsvillkoren

Innan du definierar betalningsvillkoren i en offert är det viktigt att utvärdera riskerna i affären. Du bör bland annat se över kundens kreditvärdighet, landrisken och valutarisken. Tänk också på att ditt val av betalningsvillkor kan vara ett viktigt säljargument.

– Jag tror att många företag slentrianmässigt begär förskott, trots att det kan vara ett hinder för många köpare, säger Yvonne Brycker.

Det är också viktigt att kombinera betalningsvillkor och leveransvillkor på rätt sätt. Vid användande av en så kallad remburs bör exempelvis säljaren och inte köparen vara uppdragsgivare till transportören.

– En remburs bygger på att exportören ska uppfylla alla villkor i rembursen för att få betalt. Då är det viktigt att säljaren har möjlighet att styra utfärdandet av de dokument som rembursen föreskriver, som fraktdokumenten. Vi rekommenderar därför att man i dessa fall har ett så kallat C-villkor i offerten, vilket innebär att säljaren bokar och betalar frakten.

Ta hjälp av proffsen

För den som vill spara tid finns det gott om standardavtal, regelmallar och allmänna leveransbestämmelser som kan vara användbara i utformandet av din offert. De reglerar säljarsidans och köparsidans rättigheter och skyldigheter. Ett exempel är regelmallen Orgalime S 2012 som har tagits fram av europeiska tillverkningsindustrin.

– Du kan utgå från den här sortens mallar och anpassa så att villkoren passar just din affär. För att vara på den säkra sidan bör du också låta en affärsjurist titta på avtalet innan du skickar iväg det, säger Yvonne Brycker.